Een eigen zaak starten in België: Van droom naar realiteit
Je eigen baas worden is voor velen de ultieme ambitie. Of je nu droomt van een bruisende koffiebar in de stad, aan de slag gaat als freelance consultant of een lokaal renovatiebedrijf uit de grond stampt: de vrijheid lonkt. Maar in België komt die droom wel met een strikte handleiding. Enthousiasme alleen is helaas niet genoeg; de administratieve basis moet staan als een huis. Wie de volgorde van de formaliteiten niet respecteert, riskeert boetes nog voor de eerste euro is verdiend.
Om jou op weg te helpen, loodsen we je hier door het administratieve doolhof. Geen droge lijstjes, maar een logisch verhaal van start tot finish.
De juridische fundering
Alles begint bij de keuze van je rechtsvorm. Dit is de belangrijkste beslissing die je zal nemen, want ze bepaalt hoe je belast wordt en wie er aansprakelijk is. De meeste starters kiezen voor een eenmanszaak omdat dit de snelste en goedkoopste manier is. Het grote nadeel is dat jij en je zaak één zijn: bij eventuele schulden kunnen schuldeisers aan je privébezit komen. Wil je je privévermogen beschermen? Dan is een vennootschap (zoals een BV) de veiligere keuze. Hierbij is er een strikte scheiding tussen jou en het bedrijf, maar daar staat tegenover dat je meer opstartkosten hebt en langs de notaris moet.
Kies je voor die vennootschap, dan is een financieel plan verplicht. Je moet dit neerleggen bij de notaris nog voor je opricht. Dit document is je bewijs dat je voldoende middelen hebt om de eerste twee jaar te overbruggen. Voor een eenmanszaak is dit niet wettelijk verplicht, maar wel sterk aan te raden voor je eigen gemoedsrust.
Van bank naar notaris
Voordat je officieel van start gaat, moet je langs de bank. Het is cruciaal om zakelijk en privé strikt gescheiden te houden. Voor een eenmanszaak volstaat een aparte zichtrekening op handelsnaam. Richt je een vennootschap op, dan is de procedure formeler. Je opent een zogenaamde geblokkeerde rekening waarop je het startkapitaal stort. De bank bezorgt je vervolgens een bankattest. Dit attest neem je mee naar de notaris om de oprichtingsakte te tekenen. Start je als eenmanszaak? Dan mag je de rit naar de notaris overslaan en ga je direct door naar de volgende stap.
De officiële registratie en BTW
Zodra de basis er is, moet je zaak geregistreerd worden in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Dit doe je via een erkend ondernemingsloket zoals Liantis, Xerius of Acerta. Na betaling van de administratieve kost ontvang je jouw unieke ondernemingsnummer.
Vervolgens komt een stap waar vaak verwarring over bestaat: de BTW. Het bezitten van een ondernemingsnummer betekent niet automatisch dat je mag factureren; je moet het nummer eerst laten activeren bij de FOD Financiën. Hier is een belangrijke nuance nodig. Je mag absoluut al kosten maken (zoals de aankoop van een laptop of de huur van een pand) voordat je nummer actief is. Laat deze facturen opmaken op naam van je zaak "in oprichting", zodat je de BTW later kan recupereren. Voor het versturen van je eigen verkoopfacturen wacht je echter best tot de activatie rond is. Vermeldingen als "BTW in aanvraag" worden boekhoudkundig vaak niet aanvaard door klanten, wat tot betaalproblemen kan leiden.
Tot slot mag je niet vergeten je aan te sluiten bij een Sociaal Verzekeringsfonds. Als zelfstandige wordt je sociale zekerheid niet automatisch geregeld. Je betaalt elk kwartaal een bijdrage om je sociale rechten op te bouwen. Zorg dat deze aansluiting in orde is ten laatste op de dag dat je start.
Let op voor lokale drempels
België zou België niet zijn zonder regionale verschillen. Een eerste belangrijk aandachtspunt is de bewijsvoering van basiskennis bedrijfsbeheer. In Vlaanderen is dit sinds 2018 afgeschaft, waardoor iedereen er kan ondernemen zonder specifiek diploma. Is je zaak echter gevestigd in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest of Wallonië, dan moet je nog steeds een diploma of relevante ervaring voorleggen aan het ondernemingsloket. Zonder dit bewijs krijg je daar geen ondernemingsnummer en kan je dus niet starten.
Daarnaast volstaat ondernemingszin niet voor elke sector. Voor gereglementeerde beroepen zoals vastgoedmakelaars, architecten of boekhouders moet je over de juiste titels beschikken. Wees u er ook van bewust dat in Brussel en Wallonië veel bouwberoepen, zoals aannemer ruwbouw of elektricien, nog steeds beschermd zijn. In deze regio's moet u uw vakbekwaamheid officieel bewijzen voordat u de werken mag uitvoeren, een regel die in Vlaanderen grotendeels is weggevallen.
Tot slot speelt de omvang en de aard van uw vastgoedproject een rol. Voor handelspanden met een netto verkoopoppervlakte van meer dan 400 m² heeft u doorgaans een specifieke omgevingsvergunning voor kleinhandelsactiviteiten nodig. De gemeente onderzoekt hierbij de impact van uw zaak op de mobiliteit en de lokale omgeving. Gaat u werken met voeding of start u in de horeca? Vergeet dan niet dat u altijd een registratie of toelating nodig heeft van het FAVV (Voedselagentschap) om de voedselveiligheid te garanderen.
De vastgoedpuzzel: Locatie, contract en bestemming
De zoektocht naar een geschikte locatie gaat verder dan enkel de ligging en de prijs per vierkante meter; het juridische kader is minstens even bepalend. Zo vallen winkels onder de strikte handelshuurwetgeving die u bescherming biedt maar u ook bindt voor langere termijn, terwijl contracten voor kantoren en logistiek vastgoed doorgaans flexibeler zijn. Verlies ook de stedenbouwkundige bestemming van het pand niet uit het oog. U kan niet zomaar een kantoor vestigen in een industriezone of een winkel openen in een pand met woonfunctie zonder de juiste omgevingsvergunning of functiewijziging aan te vragen bij de gemeente. Tot slot is het in de zakelijke markt gebruikelijk dat de onroerende voorheffing wordt doorgerekend aan de huurder, een aanzienlijke jaarlijkse kost die u niet mag vergeten in uw financieel plan.
Klaar voor de start?
Ondernemen is een avontuur dat begint met goed papierwerk. Zodra je ondernemingsnummer actief is en je administratie op punt staat, ben je officieel 'in business'. Dan rest er nog maar één belangrijke vraag: waar ga je je vestigen?
De locatie van je bedrijf is minstens zo belangrijk als de juridische structuur. Ben je op zoek naar het ideale kantoor, een strategisch gelegen magazijn of een handelspand met veel passage?
